Kwaliteit & Verantwoordingscyclus
Doorgaand gesprek
Het maken van een speeltuin met kwaliteit is altijd het resultaat van het werk van vele mensen. Werk dat elke dag opnieuw wordt verzet door kinderen zelf, door ouders, door vrijwilligers, door de vaste medewerkers en door het bestuur. Kwaliteit is dan ook niet iets dat apart van dit dagelijks werk in de speeltuin, in een los proces of jaarlijkse evaluatie bekeken kan worden.
Kwaliteit is een dagelijkse gezamenlijk proces tussen kleine en grote mensen in de speeltuin, tussen speeltuin en gemeente, tussen speeltuin en partners zoals vreedzame wijk, BSO’s en scholen en tussen speeltuinen onderling. Dit kwaliteitssysteem biedt instrumenten en middelen die in de dagelijkse praktijk van de speeltuinen helpen om deze kwaliteit samen steeds opnieuw tot stand brengen. Instrumenten en middelen die bijdragen aan het dagelijkse gesprek tussen alle speeltuinbetrokkenen over deze kwaliteit.
Tegelijkertijd helpen deze instrumenten bij de monitoring en verantwoording van deze kwaliteit, zowel horizontaal aan bezoekers, omwonenden en andere burgers van Utrecht, als verticaal aan de gemeente als subsidiegever (en uiteraard andere fondsen en subsidiegevers als de speeltuin deze heeft).
De basis van monitoring en verantwoording is het doorgaande gesprek over het hart van de speeltuin en de kwaliteitscriteria:
- in de speeltuin: tussen kleine en grote bezoekers en het vaste en flexibele team
- in de speeltuinorganisatie: tussen vaste team, flexibele team en bestuur
- in de stad: tussen speeltuinen onderling
- in de gemeente: tussen speeltuin en gemeente Utrecht als haar subsidiegever/opdrachtgever
Als input voor dit gesprek laat de speeltuinorganisatie zien wat zij doet, uiteraard op de belangrijkste plaats in de speeltuin zelf door daar kwalitatief goede speelruimte te leveren, maar ook door dit te tonen aan de buitenwereld op facebook, de website en in een jaarverslag.
Subsidiecyclus
Dit doorgaande gesprek in en rond de speeltuin (horizontale verantwoording) is verbonden met de jaarcyclus van de subsidie (verticale verantwoording) van de gemeente.
Twee maal per jaar toont de speeltuin haar kwaliteit op alle criteria aan de gemeente door middel van een jaarplan en een jaarverslag. In deze documenten beschrijft de speeltuin haar hart en hoe zij aan elk van de criteria voldoet. Ook zijn in deze documenten de verplichte financiële documenten (begroting en financieel jaarverslag met accountantsverklaring) opgenomen.
- In april wordt teruggekeken op het vorig jaar met een inhoudelijk verslag en een financieel verslag inclusief accountantsverklaring - en wordt het jaarplan en de begroting van het huidige jaar aangescherpt / bijgesteld.
- In september wordt vooruitgekeken naar het komende jaar met een inhoudelijke jaarplan en een begroting inclusief subsidieaanvraag en wordt alvast verslag gedaan van het eerste halfjaar van het huidige jaar.
De gemeente beslist op basis van deze documenten en het gesprek daarover over de voortzetting van de subsidie in het komende jaar en over definitieve toekenning van de subsidie van het voorgaande jaar.
Het format voor deze jaarstukken is te vinden in de digitale bestuurskamer.
